Cómo actualizar los precios de tu negocio cuando llega una lista nueva

Llega el mail del proveedor con la lista nueva. Cientos de artículos, precios que cambiaron y un solo día para que el mostrador, la web y MercadoLibre estén al día. Si te pasa seguido, sabés lo que cuesta: horas frente a una planilla, errores de tipeo y precios viejos que se siguen vendiendo.

Esta nota te muestra cómo ordenar el proceso para que actualizar precios deje de ser una tarea pesada.

Por qué actualizar precios sale caro (aunque no lo veas)

• Vendés por debajo del costo. Si el precio no se actualiza a tiempo, cada venta te deja menos margen, o directamente pérdida.
• Los precios quedan distintos en cada lugar. El mostrador dice una cosa, la tienda online otra.
• Se pierden horas. Copiar, pegar y revisar a mano lo hace una persona que podría estar atendiendo.
• Los errores se multiplican. Una columna corrida en una planilla puede afectar cientos de productos.

Paso 1: tener una sola fuente de precios

El primer problema suele ser tener los precios en varios lugares: la planilla, el sistema y la cabeza de quien atiende. La solución es que el sistema sea el único lugar donde viven los precios y que todo lo demás (mostrador, facturas, venta online) los tome de ahí.

Paso 2: trabajar con la lista del proveedor, no contra ella

La mayoría de los proveedores mandan sus listas en Excel. En lugar de retipear, lo práctico es subir ese Excel al sistema y que actualice los productos. En OpenPlus esto se hace desde Productos > Listas de precios, subiendo el archivo.

Algunos consejos antes de subirlo:

• Revisá que cada producto tenga un código que coincida con el de tu sistema.
• Quitá filas vacías, títulos y columnas que no uses.
• Agregá una fila de encabezado con los títulos de columna que espera el sistema, para que reconozca cada dato. Las columnas obligatorias son codigo_interno, marca, nombre y precio_compra; el resto es opcional. Tenés la lista completa en el Anexo al final de esta nota.
• Guardá una copia de la lista anterior por si tenés que comparar.
• Probá primero con pocos productos antes de cargar la lista completa.

Cómo reconoce OpenPlus cada producto de la lista

Al subir el Excel, el sistema decide si cada fila es un producto que ya tenés (y actualiza su precio) o uno nuevo (y lo da de alta). Lo hace así:

1. Mismo proveedor y mismo código: primero busca un producto que ya esté cargado en una lista de ese proveedor con el mismo código. Es la coincidencia más fuerte.
2. Si no lo encuentra, busca candidatos por el código del producto, por la combinación de marca y código, o por el código sin distinguir mayúsculas de minúsculas. También reconoce códigos que vienen con un prefijo de lista, y productos sin marca con el mismo código.
3. Si hay más de un candidato, elige el que mejor coincide: suma puntos si es el mismo producto original, si tiene la misma marca o si su identificador coincide con el código.
4. Solo toma productos de ese proveedor: si ninguno de los candidatos pertenece a una lista del mismo proveedor, la fila se trata como producto nuevo.

Si no hay coincidencia, se crea un producto nuevo con el identificador que viene en el Excel o, si no hay, con el código del proveedor. Si ese identificador ya existe, el sistema agrega un sufijo (codigo-2, codigo-3, etc.).

Importante: el sistema reconoce los productos por código (y marca) y por proveedor, nunca por el nombre o la descripción. Por eso conviene que el código sea siempre el mismo de una lista a la siguiente: si el proveedor cambia un código, el producto se carga como nuevo.

Paso 3: definir cuánto ganás, una sola vez

Actualizar el costo no alcanza: después hay que calcular el precio de venta. Si lo hacés producto por producto, perdés el tiempo que ahorraste.

Lo mejor es trabajar con margen sobre el costo: el sistema toma el costo nuevo y calcula el precio de venta con el porcentaje de ganancia que definiste. En la ficha de cada producto ves el precio de costo sin IVA, el % de ganancia y el precio de venta.

¿Querés que algún producto tenga un margen distinto al general de la lista? Lo definís en la fila de ese producto y el resto sigue con el margen general.

Paso 4: un precio para cada canal, sin duplicar productos

Si vendés en el mostrador, por la web, en MercadoLibre o a clientes mayoristas, probablemente cada canal tenga un precio distinto. Cargar cada producto cuatro veces no tiene sentido.

En OpenPlus definís reglas por canal, por ejemplo "web = mostrador +30 %" o "mayorista = mostrador −10 %", y también podés calcular el precio de un canal con un porcentaje de ganancia sobre el costo. Cuando cambia el precio de base, los demás canales se recalculan con sus reglas. Y si un producto especial necesita un precio propio para un canal, se lo cargás directamente y gana sobre la regla.

También podés poner el precio por canal de cada producto desde el Excel que subís en listas de precios: agregás una columna con el nombre del canal y, en cada fila, un precio fijo o un porcentaje de margen (por ejemplo 25%). Los detalles están en el Anexo.

Si querés profundizar en cómo se configuran los canales, leé la nota Canales de venta: un precio distinto para el mostrador, MercadoLibre, Tienda Nube y el mayorista.

Paso 5: revisar antes de vender

Después de actualizar, hacé una revisión rápida:

1. Mirá cinco o diez productos de los que más vendés.
2. Compará el precio de mostrador con el de los otros canales.
3. Fijate que no haya productos con precio en cero o con un margen que no tiene sentido.
4. Confirmá que la venta online muestre el precio actualizado.

Resumen: el proceso en una pasada

1. Los precios viven en un solo lugar: el sistema.
2. Subís el Excel del proveedor en vez de retipear.
3. El margen se define una vez, sobre el costo.
4. Las reglas por canal recalculan los demás precios.
5. Revisás una muestra y empezás a vender.

Anexo: columnas que acepta el Excel de listas de precios

Columnas del producto

Precios por canal

Cada canal es una columna con su nombre (o código). Para MercadoLibre se usa el formato Canal / Variante, por ejemplo MERCADOLIBRE / Clasica. El canal base no se carga acá: se ignora en estas columnas y se usa precio_venta.

Qué podés poner en cada celda de un canal:

• Vacía: no toca el precio actual.
• limpiar: borra el precio actual de ese canal.
• Un número (mayor que 0): precio fijo.
• 25% o 25 %: margen en porcentaje (puede ser negativo).

Atributos extra

Cualquier columna que no sea un campo estándar ni un canal de venta se importa como atributo extra: el nombre de la columna es la clave y la celda es el valor. En la descarga, estas columnas van al final (después de equivalencias, si existe).